Quand j’ai pris mon premier poste de manager, on m’a proposé une formation sur la gestion du temps. C’est la que j’ai découvert la Matrice d’Eisenhower, du célèbre général américain qui a mené de nombreuses opérations lors de la seconde guerre mondiale. L’objectif pour lui était alors de hiérarchiser ses priorités pour mieux gérer son temps, on retrouve alors une classification assez simple sur deux axes : l’importance du sujet à traiter et son urgence.
On a tous eu un soir, après avoir couru toute la journée, l’impression de ne pas avoir abordé les sujets essentiels ou finalisé ce qui devait constituer l’objectif du jour… la question est donc de faire un usage efficace de son temps.
Classer efficacement les sollicitations
J’ai déjà traité le cas de la priorisation d’un backlog dans un précédent article pour proposer comment trier les différentes demandes que l’on reçoit. Si on veut privilégier les activités qui apporte le plus de valeur et de résultats concrets, il faut écarter le principe consistant à traiter les sujets au fur et à mesure qu’ils arrivent, nos préférences ou en fonction du degré de pression exercé par celui qui les soumet.
Il faut d’abord définir ce qui est important pour soi :
- La valeur ajoutée est-elle forte : est-ce déterminant pour votre succès à long terme, aurez-vous un gain ultérieur (temps, argent,…), est-ce une étape vers un succès futur (prendre attache avec un client important) ?
- C’est un des objectif principaux de votre poste, sur lequel votre performance sera jugée
- Cela répond à un besoin fort de vos clients
- Vous permet de vous développer : être plus autonome, acquérir une compétence ou une expérience, équilibre personnel,…
Savoir gérer les urgences
Toute urgence semble à priori prioritaire, notamment lorsque c’est votre chef qui vient vous demander d’agir ou lorsque c’est une demande de votre principal client ou référent métier… Il faut cependant veiller à acquérir le réflexe de s’interroger sur la réalité de l’urgence ou les éventuels moyens de contournement à disposition pour apporter une solution.
On peut ainsi vérifier ce que dit le contrat de maintenance concernant la gravité de l’incident de production en cours. Bien souvent le délai convenu pour répondre n’est pas celui demandé par l’interlocuteur (qui en aura profiter pour demander directement à votre responsable sans passer par l’assistance utilisateur).
- D’ou vient l’urgence et qui a fixé le délai ? Qu’est-ce qui motive le niveau de réaction demandé ? Est-ce bien à moi de résoudre ce problème ?
- Quel sera l’impact si on ne termine pas cette tâche dans le délai imparti ? Il faut savoir parfois re-planifier la livraison ou le comité pour lesquels on ne sera pas près, plutôt que de fournir un service peu qualitatif tout en ayant écarté des sujets au moins aussi important.
- Peut-on renégocier le contenu ou le délai ? Parfois on peut s’enlever de la pression en réduisant ce qui est attendu ou en le fournissant en plusieurs étapes. J’ai rarement rencontré des équipes de test capables de tester 100% des fonctions livrés d’un logiciel dans la journée. Si le risque est mesuré, peut-être que l’on peut étaler les livraisons ?
- Peut-on éviter que cela ne se reproduise ? C’est peut-être l’occasion, du fait de l’urgence à résoudre le problème et la mobilisation des parties prenantes et de votre hiérarchie pour mettre en avant le plan que vous aviez sur le sujet et de le faire financer.
Si la situation d’urgence permanente vous est agréable car vous êtes le sauveur de l’équipe ou du service, si cela vous stimule et que vous trouver valorisant de travailler dans l’urgence, il se peut aussi que vous vous créiez des urgences artificielles… Le “confort de l’urgence” est un moyen d’éviter d’aborder des problèmes souvent complexes (comme devoir repenser l’organisation et le fonctionnement de plusieurs services). Si vous faites face à ce genre de situation, mettez dans vos actions de long terme de travailler sur le processus et de revenir à la source.
Choisir sans subir
Être capable de se discipliner pour soigner ce qui est important et non urgent n’est pas évident car vous n’aurez pas beaucoup d’alliés. Vous ferez par exemple face à “on a toujours fait comme cela” qui justifie de ne pas prendre le temps de se poser pour réfléchir. C’est le moment de s’accorder sur la nécessité d’agir et de ne pas laisser couler.
- Fixez des échéances intermédiaires pour être sûr d’avancer : Planifier
- Réservez des moments dans votre agenda aux moments de la journée où vous êtes efficace. Pendant ces créneaux vous n’êtes PAS disponible, faites-le savoir pour limiter les interruptions.
- Se réserver des créneaux fusibles pour faire face aux imprévus. Je rencontre souvent des responsables aux agendas complets sur plusieurs semaines, les plus efficaces, sont ceux qui se réservent des plages horaires qu’ils peuvent libérer pour traiter des opportunités.
Les tâches moins importantes sont souvent moins exigeantes; supprimer les distractions et osez dire non sans agressivité. C’est aussi l’occasion de déléguer à un de vos collaborateurs et de tester sa capacité à prendre en charge des activités plus importantes.
Pour optimiser votre efficacité sur les sujets “peu important”, essayer de mettre en place des routines, comme lire vos mails à des périodes prédéfinies (et ne pas s’arrêter à chaque arrivée d’un nouveau message) ou notez ces sujets pour les traiter de manière groupée.