Quand on devient chef de projet ou Product Owner, à un moment ou un autre on va se demander comment déléguer de manière efficace pour s’assurer d’un résultat à la hauteur, car cela devient vite un enjeu : c’est une possibilité de gain de temps personnel mais c’est aussi, et j’ai envie de dire surtout, une opportunité de faire grandir et encourager vos collaborateurs (qu’ils soient sous votre responsabilité ou dans une autre équipe) : il faut savoir responsabiliser et motiver, la question reste de savoir comment s’y prendre au mieux et c’est la qu’arrive cette angoisse de perdre la main.
Souvent on va commencer à vouloir déléguer quand on est face à une une tâche maîtrisée ou répétitive (Il faut à nouveau valider ou relire les factures mensuelles, répondre à une question sur le produit déjà quinze fois répondue,…), un(e) collaborateur qui peut/doit évoluer (il/elle en a montré l’envie lors de son entretien annuel, le sujet est maîtrisé par l’expert,…), un surplus d’activité nécessitant d’identifier les actions où notre plus-value est limitée (voir mon article sur comment hiérarchiser ses priorités).
Vous allez avoir cette crainte du risque de ne pas atteindre le résultat voulu, ou pire de devoir gérer des effets ayant empiré la situation, à priori sous contrôle au départ. Je me souvient d’avoir déjà dû refaire le point avec un fournisseur qui avait profité de l’inexpérience de son interlocuteur pour réussir à temporiser sur un livrable sur lequel il était attendu… Ou encore avoir du revoir les étapes du planning produit par un profil plutôt expert qui avait orienté une partie d’un projet vers une solution technique très complexe pour répondre à toutes les demandes contradictoires des interlocuteurs métier, car il avait eu des difficultés à challenger et remettre en question (mais ce n’était vraiment pas simple) les besoins (caprices?) imposés avec insistance. On a tous déjà connu ce genre de situation et sans expérience et conseils il est difficile de s’en sortir.
Ne dit-on pas “on n’est jamais mieux servi que par soi-même”; Se dire que déléguer va me faire perdre du temps et/ou un résultat en dessous des attentes et que je vais y perdre en efficacité et rien en tranquillité d’esprit… Bref cela peut arriver mais c’est finalement loin d’être la règle quand on prépare bien sa délégation. Au final si je reviens sur les deux exemples précédent, tout le monde a appris et donc progressé.
Les conditions d’une délégation réussie
La première chose est de ne pas stresser et d’accepter de ne pas être en posture de contrôle systématique, il faut le bon état d’esprit et une approche correcte : on ne délégue pas simplement une tâche à un collaborateur, il faut s’assurer qu’il y a une réelle prise de responsabilité par celui-ci.
Il faut aussi éviter d’aborder le sujet avec la volonté d’imposer ses choix (le faire comme moi je l’aurais fait); il faut accepter de laisser les autres gérer et faire leurs choix pour mieux les assumer.
L’enjeu est de se libérer l’esprit, car si je ne suis plus en charge du sujet, mais il faut plutôt être en appui pour qu’un autre réussisse, je gagne en tranquillité pour m’occuper d’autre chose. Si je délégue l’animation de l’atelier, alors la proxy Po qui prend la main est libre de choisir le déroulé qui lui semblera adapté pour obtenir du métier un travail efficace sur les stories du prochain sprint. Mon rôle devient alors de l’aider à obtenir le lieu idéal, le matériel et s’assurer que toute l’équipe sait qu’elle anime la session et de donner des conseils (si elle le demande) pour bien réussir cet atelier (et pas de vouloir absolument faire les choses à ma façon). En l’occurence j’ai souvent été plus qu’agréablement surpris sur le résultat (tout comme les participants).
En résumé, le collaborateur est votre partenaire sur le sujet, pas votre exécutant. C’est d’ailleurs un test à effectuer ; est-ce que la personne se sent investi de la mission ou donne l’impression qu’on lui confie une tâche de plus ? Le choix de la personne avec qui vous aller gérer le prise en charge de la facturation nécessite que ce ne soit pas un simple exécutant, elle en est responsable par délégation.
Il faut donc identifier les qualités qui seront nécessaires à la réussite de la mission que l’on va confier mais aussi établir un contrat clair et des objectifs partagés. Le “délégataire” doit faire preuve d’initiative et de la volonté de comprendre les enjeux pour que le “déléguant” (vous) puissiez faire confiance et donner la liberté nécessaire à une réelle prise en main du sujet. Au final vous devez être sûr que les contours de la mission sont bien identifiés et partagés.
En résumé : Trouver le bon partenaire, le responsabiliser, définir un contour de mission avec des objectifs clairs et être en appui.
Ce sujet vous intéresse ? Souhaitez-vous quelques conseils pratiques (quoi déléguer en priorité, comment créer un contexte favorable, les erreurs classiques en délégation, se faire confiance,…) ? N’hésitez pas à nous le signaler par un petit message sur notre page Linkedin.